Fritt Regnskap

Kontantprinsippet

Kontantprinsippet er et prinsipp for når inntekter og utgifter føres. Det innebærer at en utgift eller inntekt føres i det den oppstår og ikke når den er planlagt eller forventet. Dette forklares enklest med et par eksempler:

I januar skal det holdes en workshop i klubben. Påmeldingen åpnes i desember og innbetalinger kommer inn i desember. Disse inntektene er inntekter som egentlig tilhører et prosjekt som gjelder for neste år.

I desember forfaller en faktura for en utgift for et arrangement som skal utføres i feburar. Denne utgiften hører da til et arrengement som gjelder for neste regnskapsår.

I begge disse tilfellene vil man i kontantprinsippet føre inntektene og utgiftene for det året det oppstår og de vil inngå i resultatet for det året. Hvis man ikke fulgte kontantprinsippet måtte man føre en fordring hvor da pengene da ikke vil inngå i det inneværende års regnskap, men inngikk det året hvor arrangementet tar sted. Dette kompliserer føringen betraktelig og unngås greit om man benytter kontantprinsippet.

For å ha oversikt over arrangementersom går over flere regnskapsår (og forøvrig andre arrangementer) vil det være naturlig å føre arrangementene på prosjekt. Det er en merking som legges på føringen som man senere kan spørre på.

Hvordan ha kontroll på regnskapet?


Før så ofte som mulig. Går det for lang tid fra hendelsen til bokføring vil man ofte oppdage at:
  • Bilag forsvinner.
  • Detaljene i hva som skjedde hvor blir borte, hvilket bilag skjedde hvor. Hvilke beløp gjelder?
  • Et feil beløp i kontantbeholdning er oppstått og det gjør det vanskelig å beregne hva som egentlig har skjedd.

Før så ofte som mulig - tell kontantbeholdning i kasse ofte slik at eventuelle feil kan rettes opp så raskt som mulig.

Håndtering av kontanter

Det aller beste rådet man kan følge rundt kontanter er å unngå dem om mulig. Benytt innbetalinger per bank for medlemsskap og åpne for forhåndsbetaling av arrangementer via giro.

Kontanter har den leie egenskapen at de skal behandles av mennesker. Mennesker gjør feil og håndtering av kontanter krever nitidig nøyaktighet. Dessuten er kan store mengder kontanter være fristende.

Skal man benytte kontanter så erdet et par gode råd man bør følge:

  1. Tell alltid kontanter før og etter en hendelse. Ta færrest mulig hendeleser av gangen. Er det salg av billetter to ganger en dag så ta tiden å tell kassa før og etter hver gang.
  2. La det alltid være to personer tilstede når det er store pengesummer i omløp. Det er dessuten mye hyggeligere å ta imot betalinger to enn en.
  3. Lag ferdige ark hvor inngående beløp i kassa er påskrevet med dato og hvem som talte det. La det være enkle valører i kassa slik at de som skal ta i mot penger kan telle over kassa før de begynner.
  4. På samme telleark, ha felter hvor hver enkelt valør kan telles opp hvorpå det kan summeres til slutt.
  5. Sett penger inn på bank så raskt som mulig. Anskaff en nattsafeavtale om mulig.

Husk å kontrollsjekke kassebeholdning mot ført regnskap så ofte som mulig. Tellefeil i kassen føres som eget bilag under diverse utgifter eller diverse inntekter.

Håndtering av bankkonti

Alle bankkonti bør alltid disponeres av 2 personer. Alle utgående transaksjoner bør godkjennes av leder og kasserer. Benytt en nettbank som tillater at kasserer legger inn regninger hvorpå leder kan godkjenne transaksjonene.

Husk at selv om en klubb normalt ikke har mye penger i omløp, så vil arrangementer av noe størrelse fort dra inn mye penger i forkant, da i nær framtid vil bli benyttet for å dekke utgifter ved arrangementet. Det er derfor viktig å ha på plass gode rutiner for bruk av bank - alt for ofte opplever klubber at penger blir lånt/borte og den beste måten å sikre seg mot det er å ha sikre rutiner.

Kontoplan

En kontoplan er et sett av ferdig definerte konti som kan benyttes for føring av et regnskap. NIF har et predefinert sett av konti som er tilgjenglig i Fritt Regnskap og den er definert her: NIF kontoplan.

Det er ingen kommentarer på denne siden. [Legg til kommentar]

wiki

Fritt Regnskap : RegnskapTips