Fritt Regnskap

Tips for bruk av Fritt Regnskap


Denne siden inneholder tips for hvordan regnskapsdelen av Fritt Regnskap kan benyttes. Om du ikke er kjent med Fritt Regnskap så bør du lese en kort introduksjon om hva Fritt Regnskap kan gjøre for deg og din klubb.

Online hjelp

I Regnskapssystemet er det en online hjelp for hver side. Den aktiveres ved å klikke på Hjelp som vises på hver side i høyre øvre hjørne. Da kommer hjelpeteksten frem samt en egen boks for kontekst sensitiv hjelp. Boksen endrer innhold etter hvilket felt som har fokus.

Alle hjelpesidene er nå konvertert til wikisider, slik at du kan endre og navigere dem online.

Hjelpetekstene er ikke komplette og ikke alle sidene har hjelpetekster. Per dags dato er det ingen engelske hjelpetekstsider.


Brukere

Alle som vil gjøre noe i regnskapssystemet må ha en innlogging til systemet. Brukere opprettes i innstillinger brukere og kobles mot en person i personregisteret. Etter brukeren er opprettet kan den øyeblikkelig benyttes og brukeren kan logge inn og endre passord om ønskelig.

Vår anbefaling er å opprette en personlig bruker til hver person som skal gjøre noe i systemet - unngå fellesbrukere. Fellesbrukere må dele passord og det er ikke mulig å spore hvem som har gjort endringer. La gjerne flere brukere ha full tilgang slik at det alltid er noen i klubben som kan vedlikeholde brukere. For eksempel bør kasserer, nestleder og leder ha full tilgang til systemet, mens for eksempel sekretær kan ha redusert skrivetilgang. (Med redusert lesetilgang kan man ikke legge inn poster, men man kan vedlikeholde personregisteret og sende nyhetsbrev)

For andre som skal ha innsyn til regnskapsdata kan de tildeles kun lesetilgang. Dette er en bruker som passer fint for revisor for det er enklere for revisor å utføre revisjonsoppgavene når man kan søke i det førte regnskapet.

Registrering av bilag

Det er flere måter å registrere bilag i systemet. Disse menyvalgene nås gjennom Registrer menyen og er som følger:
  • Registrer bilag
  • Masseregistrer bilag
  • Registrer medlemskap
  • Hurtiregistrering av bilag

Registrer bilag

I registrering av bilag fører man ett enkelt bilag av gangen. Her har man full kontroll over registrering av debet og kredit posteringer.

Masseregistrert bilag

Masseregistrering av bilag er velegnet for å registrere flere like bilag som man ønsker å registrere i bulk.

Her kan man raskt registrere flere bilag med samme prosjekt, debetkonto, kreditkonto og beløp. Hvert bilag blir lagret i det "legg til" knappen trykkes.

Registrer medlemskap

I registrer medlemsskap skjermbildet kan man registrere medlemsskap hvor det samtidig blir registrert bilagsposteringer i regnskapssystemet.


Hurtiregistrering av bilag

Standardbilag er et hjelpemiddel for å enklere registrere gjenngående hendelser. Et standardbilag tar en debet post og en kredit post og fører ett beløp inn og ut på de gitte postene. Gode eksempler på slike posteringer er:

  • Telling av kasse for kontrollpunkt (debet og kredit på kassekonti)
  • Gebyrer for bank (Debet på gebyrer, kredit fra bankkonto. Gjentar seg månedtlig om konto er i bruk)

Oppretting av standardbilag gjøres i menyvalget Innstillinger > Standardbilag og registrering ved hjelp av dem utførs i Registrer > Hurtigregistrering av standardbilag.

Månedsavslutning

Regnskapsføringen i Fritt Regnskap er periodisert per år, semester og måned. Når alle posteringer for en måned er ferdig postert avslutter man måneden ved å benytte funksjonen Registrer > Avslutt måned. Da flyttes den aktive måned til neste måned. Det er kun mulig å registrere poster på den aktive måneden, så det er viktig at regnskapet for den måneden er ferdig før måneden avsluttes.

Som del av månedsavslutning overføres utvalgte konti til neste måned. I avslutningsbildet vises status for disse kontiene, og de vil komme som inngående konteringer på månedsoversikten. Dette er gjort for å ha bedre oversikt over kontiene på månedsoversikten. Det er mulig å velge hvilke konti som spores ved månedsavslutning i skjermbildet, Innstillinger, Standardverdier, Konti, Konti som overføres til neste måned. I utgangspunktet er det konti for bank og kasse som overføres til neste måned.

Avslutning av semester

Året er periodisert i to semestre, herav et vårsemester og et høstsemester. Navnene på semestre kan settes opp i Innstillinger, Semestre. Systemet har ingen automatikk med henhold til når høstsemesteret begynner. Det er kasserer som avgjør det ved å benytte funksjonen Registrer > Avslutt semester. Semesteravslutning fungerer ellers helt lit månedsavslutning.

Årsavslutning

I årets siste måned benyttes årsavslutning i stedet for avslutning av måned. Ved årsavslutning overføres alle relevante posteringer til årsoppgjørsposter og egenkapitalen overføres til neste år. Årsavslutningen gir status for hvilke posteringer som vil overføres før årsavslutningen utføres.

Dersom årsavslutningsbildet åpnes før årets siste måned vil det presenteres hvordan posteringene ville blitt om dem hadde vært utført på dette tidspunktet.

Backup

Du bør regelmessig ta backup av dine data i Fritt Regnskap. I menyen Info > Sikkerhetskopi, kan man lage et arkiv med alle dataene du har registrert. Ved systemkræsj eller andre problemer vil Fritt Regnskap være behjelpelig å få disse lastet inn i systemet igjen.

Diskkvote

Hvert regnskapssystem har en kvote for hvor stort diskforbruk det kan ha. Dette påvirker ikke hvor mange poster regnskapet kan ha, men det begrenser hvor mange filer som kan lastes opp til systemet. Disse filene kan benyttes som vedlegg til utgående epost samt bilder til massebrev.

Fritt Regnskap som en gratistjeneste har en begrenset overordnet diskkvote som skal deles blant alle brukerne. Grensen er satt på 5 megabytes.




Det er ingen kommentarer på denne siden. [Legg til kommentar]

wiki

Fritt Regnskap : DokumentasjonFrittRegnskap